Efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstw wynika ze skutecznego zarządzania, czyli efektywnego podejmowania decyzji wymaga informacji. Precyzyjnych, łatwo dostępnych, wiarygodnych. Jakość decyzji podejmowanych przez przedsiębiorców, zarówno strategicznych jak i bieżących zależą niemal wyłącznie od informacji. Ich brak, niedokładność lub nadmiar jest przyczyną większości błędnie podejmowanych decyzji.

Kolejnym czynnikiem jest brak możliwości skonfrontowania oceny sytuacji z ekspertami. To są codzienne bolączki małych i średnich przedsiębiorców, tym bardziej istotne w warunkach zmieniającego się dynamicznie otoczenia. Odpowiedzią na te bolączki jest usługa controllingu finansowego on-line, która sprowadza controlling „pod strzechy” małych i średnich firm dostarczając najlepsze cechy z rozwiązań BI - Business Intelligence i klasycznego Controllingu finansowego. Dodatkowo usługa Controllingu Finansowego on-line są świadczone za ułamek cen rozwiązań alternatywnych.    

Po co więc controlling w małych i średnich firmach?
Odpowiadając jednym zdaniem, aby sypiać spokojnie. Działalność przedsiębiorstwa ma charakter długofalowy, dlatego niezbędne jest koncentrowanie się nie tylko na rozwiązywaniu bieżących problemów, lecz także wyznaczanie celów długookresowych i dążenie do ich realizacji. Określanie zadań długookresowych jest możliwe tylko wtedy, gdy zarządzający dysponują informacjami o charakterze perspektywicznym, gdyż na ich podstawie podejmowane są decyzje dotyczące funkcjonowania przedsiębiorstwa na rynku.

Skuteczne funkcjonowanie przedsiębiorstwa na rynku, podnoszenie konkurencyjności, jednocześnie zapewnienie sobie długofalowego rozwoju wymaga dysponowania odpowiednim systemem zarządzania generującego odpowiednią wiązkę informacji. Pełna informacja o działalności poszczególnych osób, komórek, działów, wydziałów i wreszcie oddziałów firm, to niezbędnik przedsiębiorcy. Bez niego decyzje podejmuje w oparciu o intuicję i prędzej czy później kończy się katastrofą. Systemem informacji zarządczej, który umożliwia szybkie reagowanie na zmiany w otoczeniu jak i w samym przedsiębiorstwie jest controlling.

Czym jest system controllingowy?

System controllingowy jest zintegrowanym systemem wspomagającym zarządzanie przedsiębiorstwem i podejmowanie decyzji zarządczych w obszarach działalności firmy m.in. w produkcji, logistyce, finansach, w zarządzaniu personelem czy administracji.

Zadaniem controllingu jest sterowanie procesami ustalania celów przedsiębiorstwa na każdym poziomie struktury organizacyjnej. Wyznaczone cele przedsiębiorstwa wynikają  z misji, jaką pełni ono na rynku, która następnie zostaje przełożona na cele strategiczne, taktyczne oraz operacyjne.

Najczęstszymi przyczynami wdrożenia systemu controllingowego w firmie jest brak możliwości ustalenia odpowiedzialności za ponoszone koszty, trudność w określeniu rentowności produktów, usług, kanałów dystrybucji, rentowności istniejących oddziałów i filii, słaby przepływ informacji pomiędzy pracownikami, trudności w kalkulacji usług lub produktów, częściowy brak kontroli i informacji o pracy pracowników oraz ogólnej sytuacji finansowej firmy.

Controlling to nowoczesna metoda kierowania przedsiębiorstwem, która polega na:
Tworzeniu i aktualizowaniu struktury planowania (controlling opiera się na budżetowaniu),
Konstruowaniu wskaźników i mierników oceny sytuacji finansowej,
Przygotowaniu informacji bieżących i strategicznych jako podstawy do podejmowania decyzji.

Proces przygotowywania budżetów, kontrolowania ich realizacji oraz raportowania na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne przedsiębiorstwa jest czasochłonny i pracochłonny. Najczęstszym narzędziem wykorzystywanym do tworzenia raportów, analiz czy innych niezbędnych zestawień są arkusze kalkulacyjne. Jest to też najgorszy wybór. Pozornie najtańszy w rzeczywistości niezwykle kosztowny (ze względu na koszty pozyskiwania danych z systemów, przetwarzania ich, kontroli jakości danych czy wreszcie ich interpretacji). Możliwości technologiczne sprawiają, że procesy te mogą być wykonywane automatycznie przy pomocy oprogramowania klasy Business Intelligence, Controllingu i najbardziej zaawansowane narzędzia do Controllingu finansowego on-line.

Jak otrzymywać raporty a nie kupować oprogramowania?

Zarówno systemy BI jak i systemy controllingu mają poważne ograniczenia. Ich zakup i wdrożenie gwarantuje jedynie posiadanie licencji, a nie produktów ich pracy czyli analiz i interpretacji. W szczególności nabywca nie otrzymuje tego za co tak naprawdę jest skłonny zapłacić: przekrojowych, pełnych, przejrzystych i skomentowanych przez doświadczonego kontrolera analiz. Zakup systemu to początek wydatków, wcale nie największy.

(kliknij obrazek aby go powiększyć)

Dlatego dla szczególnie unikalna wydaje się być usługa Fineus – Controllingu Finansowego on-line. Nabywca w ramach miesięcznego abonamentu dostaje dostęp do szczegółowych analiz i komentarzy, przygotowanych przez najwyższej klasy kontrolera, świetnie znającego daną firmę (przygotował wcześniej jej audyt). System ten korzysta z  baz danych systemów wspomagających zarządzanie (ERP), systemów zarządzania relacjami z klientami CRM i innymi stosowanymi w przedsiębiorstwie. Uzyskane dane zostają następnie przetworzone na postać opisową lub graficzną, która staje się podstawą do analizy i wyszukiwania czynników mogących mieć istotny wpływ na sytuację w jakiej znajduje się przedsiębiorstwo. Odpowiednio do potrzeb użytkowników dobierane są techniki prezentacyjne, wizualizacja aktualnych wyników, wskaźników, również zakres informacji może być dostosowany do pełnionego w firmie stanowiska, np. Kierownik Działu HR będzie potrzebował informacji dotyczących stanu zatrudnienia pracowników, rotacji pracowników, efektywności pracy, zaś Kierownika Działu Sprzedaży będzie interesowało, który spośród punktów sprzedażowych jest najbardziej rentowny, z wyszczególnieniem na rejony czy obszar sprzedaży, lub które punkty generują zbyt duże koszty i należy je zamknąć. Fineus pozwala na generowanie wielowymiarowych analiz, w różnym przekroju czasowym (miesięcznym, kwartalnym, rocznym), gdzie raportowane dane są przedstawione w przejrzystej formie graficznej. Dzięki tej aplikacji czas controllera finansowego może zostać przeznaczony na analizę przyczyn odchyleń od planów, analizę sytuacji finansowej firmy na podstawie wskaźników ekonomicznych oraz wyciąganie wniosków z zaistniałej zdarzeń. Bez kosztów sprzętu, licencji, aktualizacji, maitenence, serwisu itp. Tylko raporty przygotowane przez topowych specjalistów, po niezwykle atrakcyjnych cenach osiąganych dzięki przewadze technologicznej. Bo przecież tego oczekuje Twoja firma. Niczego więcej.