Kryzys to znakomity czas na wprowadzanie innowacji w przedsiębiorstwie, prowadzących do znaczących oszczędności. To także dobry okres na poważniejsze zmiany jakościowe w modelu funkcjonowania firmy – od sposobów komunikacji pracowników z klientami do uelastycznienia środowiska pracy.

Nowoczesne rozwiązania telekomunikacyjne, takie jak systemy Virtual Presence, Fixed Mobile Convergence, czy technologie Unified Communications, dzięki uproszczeniu i automatyzacji procesów biznesowych, mogą zrewolucjonizować sposób funkcjonowania polskich przedsiębiorstw.

Wielu menedżerów IT musi dziś sprostać trudnemu zadaniu, jakim jest zarządzanie wydatkami budżetowymi tak, aby maksymalizować zyski firmy. Rozbudowana infrastruktura przedsiębiorstw, rosnąca mobilność pracowników i zróżnicowane kanały komunikacji wymuszają poważne myślenie o zmianie funkcjonowania komunikacji w celu usprawnienia i obniżenia kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Konieczność podnoszenia satysfakcji klientów poprzez najwyższe standardy relacji, łatwość, szybkość i komfort komunikacji to stałe elementy strategii firm, które chcą wzmacniać swoją pozycję na rynku. Kryzys odmieniany przez wszystkie przypadki może spowalniać, ale z pewnością nie zahamuje procesu rozwoju technologii komunikacyjnych. Inwestycje w nowoczesne rozwiązania z jednej strony mogą przynosić firmie wymierne oszczędności, z drugiej zaś - wspomagać jej rozwój i wpływać na zwiększenie udziału w rynku. Tendencja do podnoszenia efektywności pracy i poszukiwanie oszczędności z pewnością nie jest wynalazkiem kryzysu. Od wielu lat zadaniem większości managerów ds. IT jest wprowadzanie wdrożeń, które usprawnią pracę i będą przekładały się na oszczędności firmy. Trudna sytuacja ekonomiczna może być katalizatorem takich zmian.

Zbytnia ostrożność i odkładanie zmian na czasy wyjścia z kryzysu są wysoce ryzykowne, bo może okazać się, że po unormowaniu gospodarki firma może wypaść ze swojej ligi. Dlatego już teraz warto pomyśleć o takich rozwiązaniach, które usprawnią komunikację i jednocześnie zredukują koszty przedsiębiorstwa. Warto przyjrzeć się, jak odpowiednie inwestycje w technologie komunikacyjne pozwolą osiągnąć wymierne oszczędności poprzez zwiększenie produktywności pracowników, obniżenie kosztów komunikacji i ogólnych kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa.

Bez względu na wybór konkretnej technologii, aby mówić poważnie o efektywności rozwiązań komunikacyjnych, należy pamiętać o kluczowych zasadach, którymi należy się kierować przy wyborze rodzaju i skali inwestycji. Są to: wydajność, skalowalność i możliwość elastycznego dopasowania do istniejącej infrastruktury.

Lepsze wykorzystanie technologii mobilnych

Wraz ze wzrostem liczby pracowników mobilnych rośnie zapotrzebowanie na technologię Fixed Mobile Convergence (FMC). FMC łączy odseparowane dotąd obszary komunikacji mobilnej i stacjonarnej, co w znaczący sposób zwiększa wydajność pracy. Obecnie niemal każdy pracownik ma co najmniej dwa lub trzy różne numery telefonu (stacjonarny i komórkowe - prywatny i służbowy). Fixed Mobile Convergence pozwala zredukować je do jednego numeru, powiązanego z wybranym miejscem. Dzięki FMC użytkownik może używać scentralizowanej i ujednoliconej książki adresowej oraz pojedynczej skrzynki poczty głosowej, ma także możliwość tworzenia różnych profili, np. służbowego i prywatnego. Pracownicy otrzymują także dostęp do bardziej zaawansowanych funkcji telefonii biznesowej, jak chociażby połączenia audio i wideokonferencyjne czy przekierowanie rozmów. FMC pozwala nie tylko szybciej reagować na potrzeby klientów, ale również, dzięki rozwiązaniu Least Cost Routing, znacznie obniżyć koszty rozmów. Oprócz funkcji automatycznego wybierania najtańszego połączenia, rozmowy z telefonu stacjonarnego i komórkowego mogą być nagrywane i rozliczane. Pozwala to na stałą kontrolę kosztów, ważną szczególnie w pracy call centrów. Integracja telefonów komórkowych z firmową centralą telefoniczną doskonale sprawdza się zarówno w dużych, jak i małych firmach.

Uelastycznienie środowiska pracy

Pracownicy umysłowi mogą równie dobrze, a nawet lepiej, pracować w domu, o ile zostaną wyposażeni w odpowiednią, łatwo dostępną technologię. Firmy, które myślą o stworzeniu elastycznego środowiska pracy, powinny bardzo poważnie rozważyć wybór telefonii internetowej VoIP. Telefonia ta stopniowo wkracza do środowiska biznesowego w Polsce. Powszechne zastosowanie tego kanału może być pierwszym milowym krokiem w usprawnieniu komunikacji przy jednoczesnej redukcji kosztów. Dzięki VoIP firmy mogą uniknąć chociażby kosztów połączeń komórkowych czy opłat za połączenia z wieloma użytkownikami podczas rozmowy konferencyjnej. W środowisku telepracy pracownicy zdalni (lub agenci telecentrów) mogą być osiągalni w domach pod tym samym numerem i korzystać dokładnie z tych samych funkcji, co w biurze. Sprawdzanie skrzynki głosowej poprzez sieć www, wysyłanie załączników podczas rozmowy czy prowadzenie rozmowy wideo to tylko część możliwości, które daje wykorzystanie telefonii internetowej. Zastosowanie VoIP to pierwszy poważny krok w kierunku "inteligentnej sieci", pozwalający na wprowadzenie bardziej zaawansowanych rozwiązań zunifikowanej komunikacji.

Stworzenie systemu elastycznej pracy zdalnej przynosi firmie korzyści w postaci niższych kosztów eksploatacji i zużycia energii. To także jedna z metod budowania dobrych relacji z pracownikami. Dzięki uelastycznieniu systemu pracy możemy osiągnąć znacznie wyższy poziom  satysfakcji i lojalności personelu.

 

Stosowanie otwartych standardów

SIP (Session Initiation Protocol) jest najważniejszym standardem, który powinny brać pod uwagę osoby podejmujące decyzje o zakupie systemu komunikacji głosowej dla firmy. Rozwiązanie to umożliwia ekonomiczne wdrażanie systemów łączności w firmie i przyczynia się do zwiększenia wydajności pracy mobilnych pracowników. System umożliwia wybór najefektywniejszego z dostępnych kanałów komunikacji, dostosowując sposób transmisji do aktualnego statusu odbiorcy. Każdy użytkownik korzystający z protokołu SIP może dowolnie zmieniać swoją lokalizację i nawiązywać połączenia z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Po rozpoczęciu rozmowy SIP jest cały czas aktywny, dzięki czemu stale aktualizowana jest informacja o parametrach połączenia i używanych adresach IP.

Systemy oparte na protokole SIP można łatwo zintegrować z nowymi technologiami. Firma ma więc gwarancję, że rozbudowując i modernizując swoje rozwiązania nie będzie uzależniona od produktów jednego dostawcy. Wprowadzając standard Session Initiation Protocol należy pamiętać, że koszty terminali SIP mogą stanowić jedną trzecią kosztów całego wdrożenia, należy więc zadbać o bezpieczeństwo inwestycji w telefony SIP, wybierając doświadczonego integratora.

Eliminacja zbędnych podróży służbowych

W dzisiejszej sytuacji gospodarczej jedną z kluczowych kwestii jest utrzymanie stałego kontaktu z klientami i współpracownikami znajdującymi się w różnych częściach kraju i świata. Częste podróże służbowe to w przypadku niektórych firm usługowo-dostawczych jedna z tych pozycji budżetu, od których zaczynają się cięcia kosztów. Rezygnacja z części podróży służbowych nie musi jednak oznaczać ograniczenia kontaktów bezpośrednich z klientami lub współpracownikami. Firma może zastąpić podróże innymi rozwiązaniami wysokiej jakości, takimi jak przyjazne dla użytkownika systemy Virtual Presence. Dostępne obecnie systemy wideokonferencji, opartych na terminalach, serwerach i odpowiednim oprogramowaniu, umożliwiają prowadzenie profesjonalnych kontaktów przy zachowaniu wysokiej jakości przekazu multimedialnego. Inwestycja w zakup systemu Virtual Presence zwraca się już po kilku wirtualnych spotkaniach zastępujących transatlantyckie podróże służbowe.

Rozwiązanie to wpisuje się także w postawę odpowiedzialnego biznesu - systemy wideokonferencyjne nie tylko przynoszą firmie wymierne oszczędności, ale również — dzięki eliminacji liczby podróży — sprzyjają ochronie środowiska.

Szybsze wprowadzenie ujednoliconej komunikacji

System ujednoliconej komunikacji - Unified Communications - coraz odważniej wchodzi na rynek telekomunikacyjny. Dzięki UC dobrze znane rozwiązania technologiczne takie jak telefonia IP, telefonia GSM, telefonia DECT i VoWLAN, instant messaging, videokonferencje, poczta elektroniczna czy SMS mogą stać się elementami jednego kompleksowego rozwiązania. Użytkownik systemu może telefonować, wysyłać maile, faksy i SMS-y korzystając z jednego interfejsu. UC ułatwia pracę w zespołach roboczych oraz zwiększa satysfakcję klientów dzięki ułatwieniu kontaktów z właściwymi osobami. Jedną z najważniejszych zalet tej technologii jest automatyzacja procesów biznesowych, tak ważna w funkcjonowaniu nowoczesnego przedsiębiorstwa.

Jeśli firma chce zwiększyć wydajność rozwiązań komunikacyjnych, powinna wziąć pod uwagę następujące rozwiązania:

• narzędzia do zarządzania obecnością informujące, czy współpracownik uczestniczy w innym spotkaniu lub prowadzi inną rozmowę telefoniczną (w ten sposób można efektywniej zarządzać połączeniami);
• oprogramowanie do współużytkowania dokumentów, umożliwiające prowadzenie dialogu (również zdalne) ze współpracownikami lub klientami;
• softfony zainstalowane w laptopach, które zmniejszają powtarzalne koszty telefonów komórkowych podczas pracy zdalnej lub w podróży;
• komunikacja mobilna za pośrednictwem sieci WiFi.

Rozwiązania Unified Communications wymagają podejścia integracyjnego. Warunkiem udanego wdrożenia jest współpraca z istniejącymi urządzeniami sieciowymi i komunikacyjnymi oraz z istniejącymi systemami informatycznymi (email, CRM, ERP, baza danych). Aby wdrożenie przebiegało sprawnie i jak najszybciej przynosiło spodziewane efekty, konieczna jest wcześniejsza analiza potrzeb i zastanej infrastruktury. Technologia UC może działać zgodnie ze sprzętem  już zainstalowanym w przedsiębiorstwie - nie są to bowiem rozwiązania "pudełkowe". Inwestycje w zaawansowane rozwiązania Unified Communications nie muszą oznaczać wymiany całego systemu. Można wybrać stopniowy proces, który szybko przyniesie korzyści, choć nie wymaga dużych nakładów początkowych. Ważnym warunkiem pełnego korzystania z możliwości UC jest wdrożenie telefonii IP. Sprzętem wymaganym przy implementacji jest najczęściej dedykowany serwer oraz modernizacja posiadanej centrali PBX/serwera komunikacyjnego. To jednak tylko niewielka część inwestycji, dlatego istotne jest, aby do takiego projektu wybrać doświadczonego integratora, który przeprowadzi firmę przez wszystkie etapy wdrożenia.

Inwestycja w technologię UC najszybciej zwraca się w przypadku firm z kompleksową infrastrukturą oraz w przedsiębiorstwach, których działanie opiera się na regularnych kontaktach z klientami. Firmy z rozbudowaną siecią pracowników mobilnych, towarzystwa ubezpieczeniowe, banki, przedsiębiorstwa z mobilną siecią sprzedaży - już doceniły realne korzyści płynące z wdrożenia rozwiązań UC. Im bardziej rozproszona geograficznie organizacja, zatrudniająca mobilnych pracowników, tym szybciej powinna zwrócić uwagę na rozwiązania UC. W przypadku mniejszych firm doskonale sprawdzają się wybrane funkcjonalności sytemu, takie jak rozwiązania Control Presence, SIP czy integracja z aplikacjami biurowymi.

Uwarunkowania techniczne, ekonomiczne i kulturowe sprawiają, że najczęściej praktykuje się stopniowe wdrażanie Unified Communications. Zaawansowane technologie zmieniają bowiem nie tylko jakość obsługi klienta, ale także kulturę i jakość pracy w firmie. Zautomatyzowanie procesów komunikacyjnych niesie ze sobą pewne przewartościowania modelu funkcjonowania firmy. Przy tego typu zmianach nie można zapominać o odpowiednim przygotowaniu użytkowników - zarówno od strony technicznej, jak i  mentalnej. Pracownicy powinni mieć świadomość, jak nowe rozwiązania mogą przekładać się na komfort i efekty ich pracy. Jednym z niezbędnych etapów wdrożenia powinny być szkolenia i  dostosowanie procedur w firmie. Musimy pamiętać, że nawet  przy najbardziej zaawansowanym procesie technologicznym najważniejszy jest człowiek - i to od niego w dużej mierze zależy powodzenie całej operacji.