„Optymalizacja kosztów” staje się w czasach recesji jednym z najczęściej stosowanych zwrotów. Zarówno w samodzielnym administrowaniu parkiem pojazdów, jak i w outsourcingu zarządzania, ciągłe szukanie oszczędności jest zadaniem priorytetowym. Jakie są kluczowe elementy analizy wydatków na flotę?

Koszty zarządzania samochodami firmowymi można ograniczyć. Według danych firm członkowskich PZWLP, wprowadzenie w samodzielnie zarządzanej flocie przedsiębiorstwa programów oszczędnościowych, skutecznej kontroli, szkoleń oraz sprawnego raportowania, może ograniczyć miesięczne wydatki o 5-10%. Jeszcze skuteczniejszym sposobem, który pozwala zaoszczędzić 10-20%, jest powierzenie zarządzania flotą zewnętrznemu dostawcy - firmie Car Fleet Management.

Wydatki pod kontrolą
Największą grupę wydatków na flotę - około 57% - stanowią koszty amortyzacji pojazdów i zakupu paliwa. Wysoka amortyzacja wpływa na obniżenie wartości księgowej aut i wyższą wartość ich odsprzedaży. W przypadku zużycia paliwa - najprostszym, dostępnym od ręki i mało absorbującym firmę sposobem na ograniczenie spalania nawet o 10-20%, są szkolenia z eko-jazdy. Oszczędności przyniesie również - przy wyższych przebiegach - wybór silników diesla do floty przedsiębiorstwa.

Jazda ekologiczna to również jazda bezpieczna. Udział kierowców flotowych w innego rodzaju szkoleniach - z bezpiecznej jazdy - nie tylko obniża liczbę i skutki wypadków, ale pozwala negocjować stawki ubezpieczeń za samochody, ponieważ towarzystwa ubezpieczeniowe tworzą oferty po gruntownej analizie szkodowości floty danego klienta. Ubezpieczenia stanowią 13% kosztów utrzymania parku pojazdów.

Kolejne elementy składowe wydatków na flotę to: po 12% - koszty kredytu oraz przeglądów i wymiany opon, a także podatki i koszty administracyjne, które łącznie obejmują 6% wydatków.

Amortyzacja w umowach leasingu
Amortyzacja ma istotne znaczenie w umowach leasingu i wpływa na jego koszty. Przepisy o amortyzacji zawarte w ustawach podatkowych, dzielą rodzaje leasingu na leasing operacyjny i finansowy. W przypadku leasingu finansowego, wyznaczają minimalny okres trwania umowy i pomagają określić dochodowość transakcji, tworząc tzw. tarczę podatkową, a jednocześnie stanowiąc koszty uzyskania przychodów. W przypadku umowy leasingu operacyjnego odpisów amortyzacyjnych dokonuje finansujący, natomiast przy leasingu finansowym uprawnienie do dokonywania tych odpisów ma korzystający.

Dla małych i średnich firm podstawowym kryterium wyboru jest okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych. W leasingu finansowym wynosi on pięć lat, podczas gdy umowy leasingu operacyjnego - w przypadku rzeczy ruchomych, czyli między innymi samochodów - nie mogą być krótsze niż 40% normatywnego okresu amortyzacji - w tym przypadku 24 miesiące. Średnio trwają od dwóch do czterech lat - w tym czasie korzystający może zamortyzować całą utratę wartości przedmiotu leasingu, zaliczając wydatki związane ze spłatą wartości i finansowaniem pojazdu bezpośrednio do kosztów podatkowych. Firmy o stabilnej sytuacji i regularnych zyskach preferują zmniejszanie podstawy opodatkowania przez zwiększanie uzasadnionych kosztów - częściej wybierają więc krótki, np. dwuletni okres leasingu operacyjnego

W trakcie trwania umowy leasingu odpisy amortyzacyjne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Jednak odpisów dotyczących aut osobowych, w części wartości pojazdu przewyższającej równowartość 20.000 euro, do tych kosztów zaliczyć nie możemy. Przepisy podatkowe pozwalają w określonych przypadkach stosować inne metody amortyzacji i tzw. indywidualne stawki amortyzacji.