77,31 mld euro środków unijnych w zasięgu ręki. Niby blisko, ale dostęp do tej puli jest możliwy dopiero po przejściu skomplikowanych procedur. Ich celem nie jest wcale utrudnianie dostępu do unijnych środków, jak sądzi większość aplikujących firm, lecz wyłonienie najlepszych, najbardziej efektywnych i innowacyjnych przedsięwzięć.

Projekty składane przez przedsiębiorców oceniane są pod kątem formalnym i merytorycznym. Żeby wniosek mógł znaleźć się w puli konkursowej projektów, wszystkie kryteria formalne i techniczno-ekonomiczne muszą zostać bezwzględnie spełnione. Jeśli nie zostaną - wniosek będzie wycofany do poprawy lub odrzucony. O samej ocenie końcowej wniosku (przyznaniu punktów) decydują wyłącznie punktowane kryteria merytoryczne.

Brutalna statystyka

Trzeciego czerwca bieżącego roku zakończono ocenę formalną wniosków złożonych w ramach działania 1.2 Wsparcie rozwoju MSP w województwie wielkopolskim. Złożono 982 wnioski, z czego pięć nie podlegało ocenie z przyczyn formalnych. Już zostało odrzuconych 480, czyli aż 49 proc. Wiele z nich na pewno było wartościowych i być może byłoby wysoko punktowanych w ocenie merytorycznej. Jednak za nieznajomość wytycznych przedsiębiorca często płacił wysoką cenę, będąc zmuszonym do realizacji inwestycji z własnych środków. Poprzedni okres programowania (2004-2006) wykazał, że dotacje uzyskało tylko niespełna 15 proc. wnioskodawców. Co można więc zrobić, aby nasz wniosek miał szanse na dofinansowanie?

Musimy pamiętać, by składać wnioski do odpowiedniej instytucji w ramach właściwego działania lub poddziałania i we właściwym terminie wskazanym przez instytucję odpowiedzialną za nabór projektów np. Agencję Rozwoju Regionalnego lub Urząd Marszałkowski. Zazwyczaj okres przyjmowania wniosków to jeden do trzech miesięcy.

Ograniczony jest również czas realizowania projektu. Czasem istnieje możliwość aplikowania o środki na inwestycję z dwóch różnych działań. Powinniśmy wtedy zdecydować się na skorzystanie z jednego z nich lub, ewentualnie, jeśli wniosek zostanie odrzucony w jednym działaniu złożyć go w innym (dostosowany do indywidualnych dla każdego programu wymagań). Należy jednak pamiętać, że nie możemy dostać dofinansowania z dwóch działań jednocześnie.

Krytyczne błędy

Nadmierny, nieuzasadniony optymizm jak i pesymizm może stać się powodem nieuzyskania przez projekt oceny zapewniającej dofinansowanie. Poprawnie wypełniony wniosek musi spełniać kilka wymagań technicznych. Po pierwsze musi być wypełniony poprzez Generator Wniosków (ewentualnie inny system informatyczny obowiązujący w regionie), w języku polskim oraz złożony na odpowiednim formularzu (każde z działań wymaga innego). Często popełnianym błędem jest sporządzanie wniosku na nieaktualnym formularzu (czy przy użyciu nieaktualnej wersji programu).

Ważne jest, aby wszystkie wymagane pola we wniosku były wypełnione, a informacje w nich podane - zwięzłe, rzetelne, konkretne i wyczerpujące (często istnieją ograniczenia, co do ilości znaków) oraz, aby wyliczenia arytmetyczne były poprawne. Należy sprawdzić czy wraz z wnioskiem są składane wszystkie wymagane załączniki, które uzupełnią i uszczegółowią informacje dotyczące naszego projektu. Podstawowe dokumenty, które się załącza to: aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub Ewidencji Działalności Gospodarczej, studium wykonalności (lub biznes plan) oraz dokumenty finansowe firmy z ostatnich dwóch lat działalności. Dokumenty te mają na celu identyfikację możliwości inwestycyjnych a także określenie zasadności realizacji analizowanej inwestycji.

Przede wszystkim realizm

Tworząc studium wykonalności (SW) lub biznes plan (BP) należy zwrócić szczególną uwagę na zgodność jego treści ze stanem rzeczywistym. Zwłaszcza w zakresie analiz i projekcji stanu bieżącego i oczekiwanego przedstawianego projektu, których prezentacja musi pozwalać na łatwą możliwość ich weryfikacji oraz analizy przez osoby dokonujące oceny formalnej i merytorycznej. Nadmierny, nieuzasadniony optymizm jak i pesymizm może stać się powodem nie uzyskania przez projekt oceny zapewniającej dofinansowanie. Należy także pamiętać, że wniosek i SW (BP) są dokumentami związanymi - załącznik szczegółowo uzasadnia i wyjaśnia tezy, fakty i dane zamieszczone we wniosku. Rozbieżności pomiędzy tymi dokumentami podważają wiarygodność wniosku i mogą być powodem istotnego obniżenia oceny wniosku o dofinansowanie.

Prosto i na temat

We wnioskach zaleca się szczególnie unikanie sformułowań specjalistycznych trzeba pamiętać, że osoby, które dokonują oceny wniosków posługują się tylko pewnym szablonem i często nie mają wiedzy specjalistycznej z danej dziedziny, w szczególności, gdy inwestycja planowana przez potencjalnego beneficjenta wykazuje się dużym stopniem innowacyjności.
Wskazane jest przekształcenie naukowego języka w przeprowadzonych analizach techniczno-technologicznych na bardziej zrozumiałą i czytelną formę.

Czysta formalność?

Pozostają jeszcze znienawidzone przez wszystkich przedsiębiorców formalności - pieczątki i podpisy. Na wnioskach i na załącznikach musi znajdować się pieczątka instytucji i pieczątka Wnioskodawcy (lub osoby upoważnionej). Wnioskodawca podpisuje się również na wniosku i na załącznikach. Oprócz tego każda strona musi być parafowana przez Wnioskodawcę, a strony załączników numerowane. Zdarza się, że nie ma we wniosku informacji o załącznikach i numeracji załączników, co powoduje nie przyjęcie wniosku. Dlaczego musi być aż tyle formalności? Instytucje unijne uzasadniają konieczne formalności tym, że chcą mieć pewność, iż każdy Wnioskodawca zapoznał się z treścią wszystkich składanych przez siebie dokumentów oraz jest świadom sytuacji swojej firmy.

Dla wniosków wymagana jest forma papierowa (oryginał i kopia) i elektroniczna na płycie CD/DVD (plik z Generatora Wniosków). Załączniki do kopii wniosków powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem (pieczątka "zgodność z oryginałem", oraz czytelny podpis lub pieczątka imienna i parafka).

Opłakane skutki

Pewna prywatna firma działająca w branży turystycznej ubiegała się o dotacje z działania 6.1 PO Innowacyjna Gospodarka. Składając wniosek, nie dostarczyła wymaganego załącznika - pozwolenia na budowę. Projekt cofnięto do korekty, jednakże oczekiwanie na tego typu pozwolenie jest bardzo długie i firma nie zdążyła złożyć poprawionego wniosku na czas.

Inna firma, działająca w branży chemicznej, złożyła wniosek wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami, ale w tabeli "Plan finansowy projektu". Wnioskodawca nie uwzględnił wszystkich kwartałów. Wniosek został cofnięty do poprawy.

Uwaga na wytyczne

Przy wypełnianiu wniosku nie jest trudno o pomyłkę, bardzo często o czymś się zapomni i coś przeoczy, potrzebna jest duża dokładność i cierpliwość, przede wszystkim przed rozpoczęciem wypełniania wniosku koniecznie należy uważnie zapoznać się z całą instrukcją. W przypadku jakichkolwiek niejasności bądź wątpliwości dotyczących wypełniania wniosku, należy kontaktować się z instytucją, do której wniosek będzie składany.

Oczywiście zawsze można zlecić wykonanie wniosku firmie, która się tym profesjonalnie zajmuje, wtedy nie będziemy musieli wypełniać sterty dokumentów, wykonywać setek telefonów z pytaniami do instytucji prowadzącej nabór i śledzić zmian w wytycznych (np. cztery dni przed rozpoczęciem naboru w ramach działania 2.1 MRPO podano wiadomość, że nie jest wymagana promesa bankowa). Niezależnie od tego czy wniosek wypełnimy sami, czy zlecimy to komuś, należy przemyśleć czy inwestycja, którą planujemy jest potrzebna naszej firmie i jakie korzyści nam przyniesie.

Szymon Woźniak, koordynator projektów
Łukasz Buk, stażysta
Talento - Fundusze Europejskie

www.talento.pl