Zawsze, gdy podejmujemy zespołową i zorganizowaną pracę, aby osiągnąć wspólny cel, tam kluczową rolę odgrywa zarządzanie. Szczególnie jest to ważne w dobie pogarszających się warunków w gospodarce.

Współczesne firmy muszą być zarządzane tak, by były w stanie skutecznie odpowiedzieć na zaskakujące i trudne do przewidzenia zagrożenia, ale też by potrafiły wykorzystać nagłe i nieoczekiwane okazje. Zagrożenia bez szybkiej i skutecznej reakcji to prawie zawsze początek procesu kryzysowego. Równocześnie jednak doskonaląc sposoby swojej reakcji na zagrożenia, firma musi być gotowa do zauważenia i wykorzystania pojawiających się szans.

W tym celu przedsiębiorstwa wykorzystują przy podejmowaniu decyzji metodykę PRINCE2, która ma za zadanie wskazać przedsiębiorcom mechanizmy jakie wpływają na powodzenie działań.

Charakterystyczną cechą metodyki PRINCE2 jest procesowe podejście do zarządzania przedsięwzięciami. Można wyróżnić osiem procesów, które  i decydują o jego powodzeniu oraz ściśle określa, kto odpowiada za ich realizację:
1.Strategiczne Zarządzanie  (ZS)
2.Planowanie (PL)
3.Uruchamianie Działań /Przygotowanie Założeń  (PP)
4.Inicjowanie  (IP)
5.Sterowanie Etapem (SE)
6.Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów (WP)
7.Zarządzanie Zakresem Etapu (ZE)
8.Zamykanie  (ZP)

W każdym z wymienionych procesów zawarte są mechanizmy zapewnienia jakości.  Zgodnie z metodyką PRINCE2 przed rozpoczęciem zaplanowanych działań oraz w trakcie ich realizacji wymagana jest analiza ryzyka i zarządzanie nim. Podstawowym komponentem metodyki jest uzasadnienie biznesowe, które decyduje o "być albo nie być" podejmowanych działań. Stanowi istotę prowadzonych przedsięwzięć zgodnie z wdrożoną metodyką. Stosowanie jej gwarantuje, że raz stworzone uzasadnienie biznesowe jest cały czas aktualne i  przyniesie spodziewane korzyści. W przypadku, gdy uzasadnienie biznesowe wskazuje braku korzyści, metodyka gwarantuje również, że działania zostaną w sposób kontrolowany i bezpieczny zamknięte tak, aby nie poniesione zostały straty.

Jedną z charakterystycznych cech metodyki jest nacisk na planowanie oparte na produktach, które mają powstać w wyniku realizacji przedsięwzięcia, rodzaj podjętych czynności jest tylko sposobem ich wytworzenia lub uzyskania. Wdrożona metodyka zarządzani w przedsiębiorstwie precyzyjnie opisuje poszczególne role personelu w zarządzaniu przedsięwzięciem, zakresy obowiązków oraz odpowiedzialności.

W celu minimalizacji zagrożeń wynikających z prowadzenia działalności gospodarczej wdrożenie metodyki PRINCE 2 pozwala określić procedury  postępowania w sytuacjach awaryjnych i wynikających z nich potrzeby wprowadzenia niezbędnych zmian, pozwala to na pełną kontrole wprowadzania zmian w sytuacjach kryzysowych.  W celu niezbędnego zapewnienia prawidłowości stosowania metodyki niezbędne jest określenie wzorców dokumentów i określenie minimalnych wymagań odnośnie informacji jakie powinny być w nich zawarte.

Prowadzenie przedsięwzięć zgodnie z metodyką PRINCE2 pozwala wydzielić określoną liczbę etapów zarządczych, z których każdy dla celów zarządzania stanowi odrębną jednostkę

Bardzo ważną rzeczą w metodyce PRINCE2 jest fakt, że może ona być stosowana zarówno w małych, średnich jak i dużych przedsiębiorstwach.  Zachowuje ona duży poziom elastyczności co umożliwia stosowanie jej do różnych różnego rodzaju działań biznesowych o różnej skali.

Michał Adamczyk