Nie wystarczy mieć odpowiedniej wiedzy na temat zagadnienia, które będziesz omawiał, to za mało, aby odnieść sukces w publicznych wystąpieniach. Najważniejsze jest nastawienie, przygotowanie psychiczne, bo to ono daje energię do działania i zapewnia Ci pewność siebie. Musisz być wewnętrznie przekonany, że jesteś dobry w tym, co robisz. Musisz widzieć wewnętrzny obraz siebie odnoszącego sukcesy, znającego swoją wartość. Co zatem zrobić, aby wzmocnić się psychicznie? Wiem, że wiele osób na samą myśl o wystąpieniu publicznym przeżywa stres, który rodzi się wewnątrz. Skupmy się zatem na poznaniu technik, które pozwolą uwolnić się od niechcianego nawyku czarnowidztwa.

Przygotowanie mentalne - bądź gotowy, aby popełniać błędy

Nie wystarczy mieć odpowiedniej wiedzy na temat zagadnienia, które będziesz omawiał, to za mało, aby odnieść sukces w publicznych wystąpieniach. Najważniejsze jest nastawienie, przygotowanie psychiczne, bo to ono daje energię do działania i zapewnia Ci pewność siebie. Musisz być wewnętrznie przekonany, że jesteś dobry w tym, co robisz. Musisz widzieć wewnętrzny obraz siebie odnoszącego sukcesy, znającego swoją wartość. Co zatem zrobić, aby wzmocnić się psychicznie? Wiem, że wiele osób na samą myśl o wystąpieniu publicznym przeżywa stres, który rodzi się wewnątrz. Skupmy się zatem na poznaniu technik, które pozwolą uwolnić się od niechcianego nawyku czarnowidztwa.

Istnieje wiele znanych metod relaksacyjnych, które powinny pomóc w przygotowaniu się do publicznej prezentacji. Są to metody oddechowe, różne rodzaje medytacji czy nawet pewne ćwiczenia fizyczne; bardzo dużo na ten temat można znaleźć w internecie czy książkach dotyczących takiej tematyki; być może warto, abyś wypróbował kilka tych technik i sprawdził, czy będą działały w Twoim przypadku. U mnie metody relaksacyjne nie działają. Wielokrotnie sprawdzałem i testowałem różne i w moim przypadku się nie sprawdzają. Mimo że ćwiczenia relaksacyjne są bardzo przyjemne i dobrze się czuję, gdy je wykonuję, niestety, kiedy nadchodzi moment, aby zabrać głos i rozpocząć wystąpienie, nic się nie zmienia. Dlaczego? Ponieważ likwidują one skutek, a nie przyczynę. Sukces, pewność siebie i pasja mają swoje źródło w umyśle. (…) Jednak jest jeszcze jedno wyjątkowo istotne zagadnienie związane z Twoim przygotowaniem mentalnym, jest to sposób, w jaki reagujesz na swoje błędy i potknięcia. Popełnianie drobnych błędów w czasie prezentacji jest zjawiskiem normalnym. Gdy nabieramy praktyki, działamy i zachowujemy się bardziej profesjonalnie, mimo to, nawet najlepszym zdarzają się wpadki. Nie jest ważne, ile błędów będziesz popełniał w czasie swoich wystąpień, ważne jest, jak będziesz na nie reagował.

Kiedy zauważysz, że robisz błąd, możesz zachować się na jeden ze sposobów podanych poniżej.

Możesz unikać przyznania się do potknięcia i stwierdzić: "To nie moja wina, że tak wyszło", "Za wszystko odpowiedzialni są…", "To wszystko przez tego Kowalskiego, bo…".

Możesz potępiać się za to, że zrobiłeś błąd, powiedzieć sobie: "Jestem kiepski", "To kompletna klapa", "To moja największa porażka, nienawidzę występować publicznie, już nigdy więcej tego nie zrobię".

Możesz zauważyć, że popełniłeś błąd, przyznać, że nie było to dobre posunięcie, wyciągnąć wnioski i naukę na przyszłość. Gdy zareagujesz w taki sposób, możesz sobie powiedzieć na przykład: "Aha, tutaj zrobiłem to troszeczkę niewłaściwie, mogłem to zrobić w inny sposób, będę już teraz o tym pamiętał i w przyszłości zrobię to lepiej".

Warto zauważyć, że dwie pierwsze reakcje na popełnianie błędów są szalenie destruktywne. Kiedy unikasz przyznania się do drobnego czy większego błędu, sam barykadujesz sobie ścieżkę do modyfikacji i poprawy swojego zachowania w przyszłości; zachowujesz wprawdzie wysokie poczucie własnej wartości i pełne zadowolenie z siebie, ale na dłuższą metę spowoduje to, że nie rozwiniesz się i pod względem swoich umiejętności będziesz dreptał w miejscu. Najbardziej niszczy jednak ciągła samokrytyka; kiedy wmawiasz sobie, że jesteś kiepski, że nie potrafisz czegoś zrobić, wtedy tak rzeczywiście się dzieje. Trzeba pamiętać, że podświadomość działa podobnie jak dżin z lampy i spełnia każde życzenie; jeżeli więc z wiarą stwierdzisz: "Nie potrafię przeprowadzać prezentacji, jestem słaby i nie nadaję się do tego", rzeczywiście tak się stanie; podświadomość zrealizuje polecenie, bo "Twoje życzenie jest dla mnie rozkazem".

Najlepszym sposobem reakcji na informacje zwrotne, dotyczące czy to prezentacji, czy jakiejkolwiek innej dziedziny życia, jest po prostu wyciąganie wniosków i poprawianie swojego zachowania. Nie traktuj popełnionych błędów jak porażek, uznaj raczej, że to informacja zwrotna. Działając i zachowując się w ten sposób, szybko zdobędziesz potrzebne doświadczenie i rozwiniesz swoje umiejętności.

Zadziwiający umysł słuchacza

W czasie przygotowań do prezentacji zapewnij sobie chwilę czasu, abyś mógł w ciszy i spokoju pomyśleć, a także zastanowić się nad kilkoma kluczowymi sprawami. Na początek wyobraź sobie siebie jako słuchacza swojej własnej prezentacji. Postaw się w sytuacji Twojego przeciętnego słuchacza i odpowiedz na pytanie: "Czy to, co słyszę, jest dla mnie interesujące, czy dotyczy mnie i czy pozwala rozwiązać jakieś moje problemy?". To bardzo ważne pytanie. Pamiętaj, to, co jest ważne dla Ciebie, dla słuchaczy może nie mieć żadnego znaczenia. Jeżeli chcesz osiągać dobre wyniki w wystąpieniach publicznych, jeśli chcesz być wysoko oceniany przez słuchaczy, musisz całkowicie przyjąć punkt widzenia publiczności.
Jeśli chcesz odnieść sukces w sztuce prezentacji, musisz mówić o zagadnieniach, które są ważne dla Twoich słuchaczy. Pamiętaj, to, co jest Twoim oczkiem w głowie, dla publiczności może nie być ważne.

Oto przepis na to, jak swoją prezentacją trafić wprost do umysłu słuchacza:

• Postaw się w sytuacji odbiorcy i odpowiedz sobie na pytanie: "Co chciałbym usłyszeć?".

• Ani przez chwilę nie trać z oczu celu swojej prezentacji.

• Poszukaj związku z życiem codziennym Twojego słuchacza a tematyką wystąpienia.

• Zastanów się, jaka część informacji, które przekazujesz, pomaga rozwiązać problemy, jakie mają lub myślą, że mają, Twoi słuchacze. Uwypuklij korzyści.

• Rozpoznaj typy osobowości słuchaczy

Każdy z nas jest inny, bardzo różnimy się pod względem fizycznym i psychicznym. Podobnie jest z Twoimi odbiorcami, oni też są osobowościami różnego typu. Wielką sztuką jest umiejętność dostosowania sposobu prowadzenia swojego wystąpienia do konkretnego rodzaju charakteru słuchacza zwłaszcza wtedy, kiedy mówimy do dużej grupy ludzi. Psychologowie od wieków starali się stworzyć klasyfikację typów osobowości. Powstało kilka takich systemów, które przynajmniej w pewnym stopniu pozwalają na zaklasyfikowanie danej osoby do jednej z grup.

Oto najpopularniejsze rodzaje klasyfikacji typów osobowości:

Najczęściej spotykana klasyfikacja to podział na ekstrawertyków i introwertyków.
Ekstrawertycy:

• Zyskują energię, gdy przebywają z innymi, a tracą, gdy są sami.

• Najpierw coś mówią lub robią, a potem myślą, albo myślą podczas mówienia.

• Utrzymują większy kontakt wzrokowy z rozmówcą, gdy mówią,

• niż gdy słuchają.

• Mają sporo zainteresowań.

• Mówią szybko.

• Korzystają z pamięci krótkotrwałej.

• Lubią być chwaleni.

• Są towarzyscy, żywi, aktywni, lubią ruch.

Introwertycy:

• Zyskują energię w samotności, a tracą wśród ludzi.

• Są dobrymi słuchaczami.

• Myślą, zanim coś zrobią lub powiedzą.

• Utrzymują większy kontakt wzrokowy z rozmówcą, gdy słuchają, niż gdy mówią.

• Mówią wolno i z przerwami.

• Nie wyrażają swoich uczuć wyrazem twarzy.

• Jest im obojętne, czy są chwaleni, czy nie, bo nie ma to dla nich znaczenia.

• Korzystają z pamięci długotrwałej.

Grecki lekarz Hipokrates już 2400 lat temu stwierdził, że ludzi można podzielić na 4 grupy temperamentalne. Oto one:

• Sangwinik — radosny, optymistyczny, wiecznie zadowolony.

• Melancholik — pogrążony w myślach, wytrwały, wierny.

• Choleryk — impulsywny i wrażliwy.

• Flegmatyk — niezawodny, powolny, spokojny.

Warto zapamiętać, że nikt nie reprezentuje w całości żadnego z wymienionych typów, ale zazwyczaj dominuje pewien typ temperamentu. Określenie rodzaju osobowości słuchacza może pomóc w skuteczniejszej komunikacji. (…) Znajomość cech temperamentu poszczególnych typów osobowości pozwoli szybciej analizować możliwe reakcje osoby, z którą rozmawiasz, a to zapewnia łatwiejszą komunikację i szybsze osiąganie porozumienia.(…)

Poznaj Twojego największego wroga

Zastanawiasz się może, kim jest ten największy wróg? Nie, na pewno Twoim wrogiem nie są ludzie zadający w czasie prezentacji trudne pytania, nie jest też wielkim problemem brak umiejętności, bo ich można się nauczyć w procesie ćwiczeń. Największym Twoim wrogiem może okazać się jedna cecha charakteru, którą wszyscy w jakimś stopniu posiadamy. U jednych ludzi jest bardziej widoczna, a u innych mniej, ale umiejętność radzenia sobie z nią pozwala osiągać szczyty sukcesów w prezentacji. Twój największy wróg to zwlekanie. Chodzi mi tutaj o odkładanie ważnych czynności związanych z prezentacją czy przygotowaniem się na później. Często okazuje się jednak, że to później nie nadchodzi do chwili, gdy włącza się czerwone światełko, gdy już jest ostateczny moment na podjęcie działania. Wszystko zostaje — jak zwykle — na ostatnią chwilę, zaczynasz działać w pośpiechu, stresie, brakuje czasu, popełniasz błędy. Czy doświadczyłeś już w swoim życiu, co oznacza termin "złośliwość rzeczy martwych?". Jeżeli nie, możesz być pewny, że gdy zostawisz sobie ważne zadania na ostatnią chwilę, to i przedmioty zastrajkują, gwarantuję.

Warto się zastanowić, dlaczego zwlekamy, jaki mechanizm naszej psychiki sprawia, że odkładamy to, co ważne, na później? Działa tutaj jedna z podstawowych zasad psychologicznych — dążymy do tego, co przyjemne, a unikamy dyskomfortu. Jeżeli czynności związane z przygotowaniem prezentacji wywołują pewien dyskomfort, o wiele łatwiej powiedzieć sobie: "Zrobię to później, mam jeszcze czas" i zająć się czymś przyjemnym. To stąd wzięło się powiedzenie: "Co masz zrobić jutro, zrób pojutrze, będziesz miał dwa dni wolnego".
Odkładanie spraw ważnych na później jest bardzo destrukcyjne nie tylko wtedy, kiedy mówimy o prezentacjach. Takie podejście pozbawia nas największych aktywów, czyli naszego czasu. Pamiętajmy, że w powiedzeniu "czas to pieniądz" jest sporo prawdy. O czasie można by jeszcze wiele powiedzieć i napisać, ale możesz być pewny jednego — jeżeli nie wykorzystasz danego Ci czasu, już nigdy nie będziesz mógł powrócić do chwil, które przeciekły przez palce…

Jak zatem optymalnie wykorzystać swój czas i pokonać największego wroga?

Na początek warto wyrobić w sobie nawyk załatwiania istotnych spraw od razu, "od ręki"; jeżeli masz coś ważnego do zrobienia, po prostu usiądź i to zrób. Wyłącz telefon, komunikatory w komputerze, zrób porządek na biurku, przygotuj wszystkie niezbędne przedmioty i do dzieła. Powtarzam, na początku stare nawyki mogą dać znać o sobie, jeżeli jednak pewne czynności wielokrotnie powtarzamy, wchodzą "w krew" i wtedy zaczynasz działać jak automat. Pokonanie zwlekania nie jest proste, ale efekty bywają zaskakujące, a w dłuższej perspektywie wzrasta zadowolenie z siebie i własna samoocena. Kiedy więc przychodzi ochota, aby odłożyć coś na później, powiedz sobie: "Teraz jest najlepszy czas na działanie, jeżeli nie dzisiaj, to kiedy?". I po prostu od razu przystąp do działania.

Warto zapamiętać sobie słowa:

"Jeżeli nie zrobisz tego dzisiaj, jutro będzie takie samo jak wczoraj."

Odkryj potęgę modelowania

Być może, zastanawiałeś się, czy istnieje jakaś droga "na skróty", czy sztuki prezentacji można uczyć się szybciej, jak osiągać lepsze wyniki w krótszym czasie? Na pewno warto wyciągać wnioski z własnych błędów, analizować je i poprawiać swoje zachowanie w przyszłości. Istnieje jednak pewna technika, która pozwala szybciej przeskakiwać kolejne szczeble drabiny skutecznej prezentacji. Technika ta to umiejętność modelowania. Modelowanie to nic innego jak obserwowanie zachowań ludzi, którzy posiadają o wiele większe doświadczenie w dziedzinie, jaką się zajmujemy, i podpatrywanie pewnych sprawdzonych wzorców.

Modelowanie różni się od kopiowania, nie powielamy w 100% tego, co robi osoba, którą obserwujemy, ale staramy się zaobserwować pewien schemat i, opierając się na nim, budujemy własne zachowania. Jeżeli przeniesiemy modelowanie na grunt prezentacji, wystarczy zacząć bacznie obserwować dobrych prezenterów i notować swoje spostrzeżenia, a następnie starać się wykorzystać wnioski w praktyce. Takie postępowanie uważam za bardzo inteligentne, bo jeżeli ktoś poświęcił pół życia na stawanie się coraz lepszym w tym, co robi, to Ty, kiedy zaczniesz go naśladować, po prostu będziesz korzystał z jego doświadczenia, będziesz "spijał śmietankę".
Wystarczy podjąć decyzję, aby przynajmniej raz w tygodniu oglądać nagrania, słuchać kaset z prezentacjami osób lepszych od Ciebie i notować to, co się spodobało; gwarantuję, że jest to często lepsza nauka niż przeczytanie 10 książek mówiących o samej teorii.

Artykuł stanowi fragment książki Pawła Lenara Sekrety skutecznych prezentacji multimedialnych (Onepress 2008)

www.onepress.pl